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Funil de vendas no WhatsApp: o CRM que se preenche a partir da conversa
Pergunte a qualquer dono de empresa pequena: "quantos orçamentos estão em aberto agora e quanto somam?". A resposta costuma ser um silêncio, um "deixa eu ver na planilha" ou um número chutado. Não é falta de disciplina. É que a venda acontece dentro do WhatsApp, e o CRM fica em outro lugar, esperando que alguém pare de vender para digitar o que acabou de conversar.
O Funil de vendas do Columba nasceu dessa constatação. Em vez de um CRM que o vendedor precisa alimentar, ele é um quadro que nasce da conversa e se atualiza a partir dela. Este artigo explica como funciona, o que a IA preenche sozinha, o que ela nunca decide, e como começar em quinze minutos.
O negócio nasce onde a venda começa
No Columba, uma oportunidade de venda vira um negócio: um card com dono, valor, etapa, probabilidade e previsão. Ele pode nascer de cinco jeitos, e nenhum deles exige sair da conversa:
| Origem | O que acontece |
|---|---|
| Pelo Chat | Botão Negócio no topo da conversa. Contato e conversa já ficam vinculados. |
| Automático | Toda conversa nova em um número escolhido abre um card (o número comercial abre, o do suporte não). |
| Pela automação | O nó Criar negócio abre o card no meio de um fluxo, já com valor e etapa. |
| Pela IA | O assistente registra a oportunidade quando percebe interesse real de compra. |
| Manual | Botão Novo negócio na tela do funil, para quem chegou por telefone ou visita. |
Uma regra evita o funil virar uma lista de duplicatas: por padrão, o contato que volta a escrever cai no negócio que já existe. E depois de ganhar ou perder, uma janela de recompra (em dias) impede que um "obrigado!" três dias depois abra um card novo.
O quadro e os quatro números
As colunas são as etapas: Novo lead, Contato feito, Qualificado, Proposta enviada, Negociação, Ganho e Perdido. Arrastar o card muda a etapa e grava no histórico. No topo de cada coluna, quantos negócios estão ali e quanto somam. Quem prefere tabela alterna para a lista com os mesmos filtros.
Acima do quadro, quatro números respondem as perguntas do dono:
- Em aberto: quanto existe de oportunidade viva.
- Previsão do mês: valor de cada negócio multiplicado pela probabilidade da etapa. Um orçamento de R$ 1.850 na etapa de 10% entra como R$ 185.
- Ganhos no mês: quanto já fechou.
- Parados: quantos cards passaram do limite de dias da etapa.
Perder sem motivo é perder duas vezes
O botão Perdi exige um motivo do catálogo: preço, prazo, escolheu concorrente, sem verba, parou de responder, fora do perfil. Você acrescenta os seus ("achou caro", "comprou do vizinho"). É chato na hora e é a única forma de, no fim do mês, responder por que a gente perde. Motivo genérico gera relatório genérico.
Próxima ação e o "Meu dia"
Um funil confiável tem uma regra simples: todo negócio aberto tem um retorno agendado. No card, Agendar retorno pede como (WhatsApp, ligação, reunião, visita, proposta) e quando, com atalhos como "amanhã de manhã" e "em 3 dias".
Os retornos aparecem na tela Meu dia, em três blocos: atrasados, hoje e próximos. Cada um abre a conversa do contato em um clique. Quem quiser ser rígido liga em Configurações a opção de exigir próxima ação ao mudar de etapa. É a regra que mais incomoda o vendedor na primeira semana e a que mais protege o funil depois.
Negócio parado avisa sozinho
Cada etapa tem um limite de dias sem atividade. Passou, o card é marcado como parado, o responsável recebe um aviso no sino e o número sobe no topo da tela. Qualquer atividade zera o relógio: uma anotação, um retorno concluído, uma mensagem do cliente. E, nos planos com automação, o evento "negócio parado" pode disparar um fluxo de retomada. Falamos disso em Follow-up automático sem atropelar o atendimento.
Sem sair do atendimento
Dentro do Chat, um chip mostra o negócio da conversa. Mudar a etapa e marcar o retorno acontece ali, sem trocar de tela. O vendedor que está no meio da negociação não precisa "ir no CRM" depois. É esse detalhe que faz o funil ficar atualizado de verdade.
O que a IA preenche (e o que ela nunca decide)
Antes de qualquer coisa, você escreve, nas suas palavras, o que a empresa vende e quem é o cliente ideal. Um parágrafo basta. Sem isso a IA só extrai o que o cliente disse literalmente e não distingue um pedido de suporte de uma oportunidade.
A partir daí, ela lê a conversa em três momentos, cada um com o seu interruptor, todos desligados por padrão:
- Durante a conversa, pelo nó Resposta IA, com ferramentas para registrar e qualificar o negócio.
- Leitura automática, na 4ª mensagem do contato, depois a cada 8, e quando a conversa encerra.
- Sob demanda, pelo botão Preencher com IA no card.
Cada leitura devolve, no próprio card: a qualificação no modelo escolhido (BANT, SPIN ou GPCT), valor estimado e prazo que o cliente mencionou, um resumo de duas linhas, o próximo passo sugerido e a nota do lead (quente, morno ou frio) com as razões listadas. Nada de número mágico: a seção "por que a nota é X" existe para o vendedor confiar ou discordar.
O que a IA nunca faz: criar negócio sem interesse de compra explícito, comentar com o cliente que registrou algo, marcar ganho. Mover de etapa e marcar perda só com os dois interruptores ligados, e só pelo nó de IA com recusa explícita do contato. Na dúvida, deixe desligado.
Cada leitura consome 1 avaliação de IA do funil, um contador separado das mensagens de IA do atendimento, porque a IA relê a conversa inteira de uma vez. Um negócio típico gasta duas ou três. Quando o teto do mês chega, a leitura automática para em silêncio e o botão fica desabilitado até o dia 1. O atendimento não é afetado.
Quem vê o quê
O padrão é cada vendedor ver os negócios em que é responsável, os dos times de que participa e os sem dono. Gerentes e administradores veem tudo, e qualquer função pode ganhar a permissão Ver negócios de todos. Se a sua operação é pequena e prefere transparência total, um clique muda para "todos veem tudo".
Relatórios: as perguntas do dono
A partir do plano Escala, os relatórios respondem sete perguntas: quanto vou fechar, onde eu perco (conversão etapa a etapa), por que eu perco (ranking de motivos), quem vende, de onde vem o que fecha, estamos rápidos (tempo até a primeira resposta humana, porque resposta da IA não conta) e onde mexer (velocidade de venda).
O que cada plano libera
O funil existe em todos os planos. O que muda é a automação, a cota de IA e os recursos de gestão:
| Recurso | Básico | Profissional | Escala | Corporativo |
|---|---|---|---|---|
| Funil, quadro, retornos, motivos de perda e nota do lead | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Avaliações de IA por mês | 30 | 200 | 1.000 | 5.000 |
| Entrada automática, nós no Flow Builder e rodízio | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Previsão, metas e relatórios | — | — | ✓ | ✓ |
| Funis simultâneos | 1 | 1 | 3 | ilimitado |
| Campos personalizados do negócio | — | — | — | ✓ |
Como começar em quinze minutos
- Escreva o que você vende em Configurações › Funil de vendas › Qualificação e IA. Duas frases sobre produto, cliente ideal e ticket médio.
- Ajuste as etapas ao seu processo: renomeie, mude probabilidades e o limite de dias de cada uma.
- Revise os motivos de perda e acrescente os que a sua equipe fala em voz alta.
- Ligue a entrada automática só no número comercial. Funil cheio de card que não é oportunidade é pior do que funil vazio.
- Ligue a leitura automática da IA e olhe a nota de três ou quatro negócios no fim do dia. Se as razões fizerem sentido, mantenha. Se não, ajuste o texto do passo 1.
O Funil de vendas está disponível em todos os planos do Columba. Veja o guia completo em Funil de vendas e Como a IA age no funil na central de ajuda, ou teste por 7 dias.