Quem pode ver e fazer o quê: funções, permissões e convites da equipe no WhatsApp da empresa

Quando o atendimento sai do celular do dono, a primeira decisão de segurança é quem entra e com que poder. No WhatsApp comum não existe essa escolha: quem tem o aparelho tem tudo. Num inbox de equipe, cada pessoa entra com o próprio login, e o que ela vê e faz depende da função.

Este artigo explica as funções prontas do Columba, como criar uma função sob medida, quais permissões mudam a visão de quem atende (e não só o que pode clicar), e como o convite funciona.

As quatro funções prontas

Função	Para quem
Administrador	Acesso total à conta
Gerente	Gerencia campanhas e equipe
Operador	Atende e cuida dos contatos
Visualizador	Só vê, não edita nada

Na prática, no chat:

Ação	Administrador	Gerente	Operador	Visualizador
Assumir e responder	Sim	Sim	Sim	Não
Transferir (pessoa ou time)	Sim	Sim	Não	Não
Encerrar	Sim	Sim	Sim	Não
Ler sessão sigilosa de outro time	Sim	Não	Não	Não

O nome das funções de sistema é fixo, mas as permissões podem ser ajustadas. Se o seu Operador precisa transferir, marque Atribuir no recurso Chat e pronto.

Criar uma função sob medida

Em Configurações › Funções e Permissões › Nova função, as permissões são organizadas por recurso, cada um com as próprias ações:

Recurso	Ações
Contatos	Visualizar, Criar, Editar, Deletar, Importar, Exportar, Ver endereço de VIPs
Organizações	Visualizar, Criar, Editar, Deletar, Importar
Campanhas	Visualizar, Criar, Editar, Deletar, Iniciar, Pausar
Chat	Visualizar, Enviar, Atribuir, Fechar, Ver tudo
Usuários	Visualizar, Convidar, Editar, Remover
Configurações	Visualizar, Editar
Relatórios	Visualizar, Exportar
Funções	Visualizar, Criar, Editar, Deletar
Automações	Visualizar, Criar, Editar, Deletar, Publicar
Base do Assistente	Visualizar, Criar, Editar, Deletar, Upload
Grupos de WhatsApp	Visualizar, Criar, Editar, Sair do grupo
Tickets	Visualizar, Criar, Editar, Atribuir, Deletar, Configurar Central, Ver tickets de todos
Funil de vendas	Visualizar, Criar, Editar, Atribuir, Deletar, Configurar funil, Ver negócios de todos

O jeito mais rápido de chegar numa função nova é Duplicar uma que já existe: o formulário abre com as permissões da original marcadas e o nome "(cópia)". Um "Gerente que não apaga contatos" é o Gerente duplicado com Deletar desmarcado em Contatos. A original não muda.

Três funções que aparecem em quase toda empresa:

• Atendente: Chat (Visualizar, Enviar, Atribuir, Fechar) e Contatos (Visualizar, Editar). Nada de campanhas, automações ou configurações.
• Vendedor: o Atendente mais Funil de vendas (Visualizar, Criar, Editar) e Tickets (Visualizar, Criar).
• Sócio que olha: Visualizador mais Relatórios (Visualizar, Exportar). Vê tudo, não mexe em nada.

O número de funções personalizadas depende do plano. Ao atingir o limite, a criação é bloqueada com o uso atual à vista.

Permissões que mudam o que a pessoa enxerga

A maior parte das permissões libera um botão. Algumas mudam a lista que a pessoa vê:

• Atribuir (Chat): quem tem, vê todas as conversas que não são sigilosas de outro time. Quem não tem (Operador e Visualizador, por padrão) vê as suas, as sem dono, as do seu time (fila do time ou número exclusivo do time, mesmo assumidas por um colega) e os grupos dos números que pode ver.
• Ver tudo (Chat): libera a leitura de sessões sigilosas de qualquer time e de conversas de números exclusivos. Só o Administrador tem por padrão; funções novas nascem sem. É a chave do sigilo por time.
• Ver tickets de todos e Ver negócios de todos: quando a Central de Atendimento ou o Funil está no modo Só os próprios, do time e sem responsável, essas ações liberam a visão completa. Quem pode Atribuir tickets também vê tudo.
• Ver endereço de VIPs: sem ela, o endereço dos contatos marcados como VIP fica oculto.

A regra vale para lista, quadro, contadores e o link direto: abrir um ticket fora do seu alcance responde "não encontrado".

Convidar, trocar de função, remover

Em Configurações › Gestão de Equipe, a lista mostra nome, e-mail, função, status e último acesso de cada pessoa.

Convidar membro pede e-mail, nome e função. O link Ver permissões da função mostra, antes de enviar, o que aquela função poderá fazer. A pessoa recebe um e-mail com o link para definir a senha, e fica Pendente até fazer isso. Se o convite não chegar, a caixa de spam é o primeiro lugar a olhar.

Status	Significa
Ativo	Definiu a senha, entra normalmente
Pendente	Convite enviado, senha ainda não definida
Bloqueado	Acesso suspenso

Alterar função troca a função de qualquer pessoa, menos a sua. Remover tira a pessoa da conta, com duas travas: você não remove a si mesmo, e não dá para remover o último Administrador. O limite de usuários é do plano.

Times não são funções

Função é o que a pessoa pode fazer. Time é de qual fila ela cuida. Um Operador pode estar no time Financeiro e ver as conversas desse time; um Gerente pode não estar em time nenhum e ver todas. Times, rodízio e sigilo obrigatório ficam em Configurações › Central de Atendimento, e o artigo sobre filas mostra como as duas coisas se combinam no dia a dia.

E tudo fica registrado

Toda ação no Columba entra num log de auditoria que não pode ser editado: quem fez, o quê, quando, e o antes e depois. Permissão limita o que pode ser feito; auditoria mostra o que foi feito. Os dois juntos são o que substitui "confiar que ninguém vai mexer onde não deve".

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Funções, permissões e equipe estão em todos os planos do Columba. Detalhes em Funções e permissões e Gestão de equipe, ou teste por 7 dias.