Sua base de contatos no WhatsApp da empresa: importar a planilha, tags que servem para alguma coisa, VIP, origem e organizações

A base de contatos de uma empresa pequena costuma viver em três lugares: a agenda do celular do dono, uma planilha que alguém exportou uma vez, e a memória de quem atende. Quando o atendimento vai para um inbox de equipe, esses três lugares precisam virar um só, e o que está escrito em cada contato passa a fazer diferença: é o que permite mandar uma campanha só para quem é cliente, ramificar um fluxo por cidade, ou abrir um chamado já classificado na empresa certa.

Este artigo é o passo a passo do cadastro: importação, tags, VIP, origem, aniversário e organizações. Nada aqui exige mais do que uma planilha razoável.

Importar a planilha

Em Pessoas › Contatos › Importar, o Columba aceita XLSX, XLS e CSV com até 10.000 linhas por arquivo. Se você não tem planilha, o botão Baixar planilha modelo entrega uma já no formato certo.

As colunas que importam:

Coluna	O que vai nela
nome	Obrigatório
telefone	Obrigatório, com DDD (11999999999). Fora do Brasil, com + e o código do país (+5491125860154)
email, profissao	Opcionais
rua, numero, complemento, bairro, cidade, estado	Endereço, opcional (UF com duas letras)
tags	Separadas por vírgula (Cliente,VIP)
aniversario	dd/mm/aaaa
vip	sim ou não
origem	De onde veio o contato (Indicação, Site, Evento)

O Columba reconhece variações comuns dos nomes ("Telefone", "celular"), mas usar os nomes do modelo evita surpresa.

O passo que evita a bagunça: revisar antes de importar

Antes de gravar qualquer coisa, a tela mostra quantos contatos estão prontos, quais linhas têm problema (nome ou telefone ausente ou inválido) e uma prévia dos primeiros 50. As linhas com problema ficam de fora. Você pode importar o resto e corrigir as poucas que sobraram depois.

A decisão importante está no topo: o que fazer quando o telefone já existir.

• Ignorar duplicados (recomendado): quem já está na base fica como está. Só as linhas novas entram.
• Atualizar com dados da planilha: os campos preenchidos na planilha substituem os atuais. Campos em branco não apagam nada. As tags são somadas, nunca substituídas.

A segunda opção é útil para enriquecer uma base já importada (adicionar cidade e aniversário a contatos que já existiam, por exemplo), mas não tem desfazer. Confira a planilha antes.

No fim, o resultado separa Importados, Atualizados, Ignorados e Erros, com o detalhe de cada erro para você corrigir e reimportar só aquelas linhas.

Antes de subir a planilha

• Telefone sem DDD é a causa número um de linha rejeitada. Padronize a coluna inteira antes.
• Um contato tem um telefone, e ele não pode ser alterado depois. Se o cliente trocou de número, é um contato novo.
• Nome em caixa alta vai aparecer em caixa alta na saudação da IA e nos templates. Vale corrigir na planilha.

Tags: o que são e para que servem

Tag é uma etiqueta de característica ou situação: Cliente, Lead, Prospect, Parceiro, Fornecedor, Imprensa/Mídia, VIP, Inativo e Concorrente já vêm prontas. Nas tags do sistema você muda cor e ícone e pode desativar as que não usa. Tags próprias você cria em Configurações › Tags de Contatos, com nome, cor e ícone.

O que uma tag faz, de verdade:

Onde	O que a tag permite
Lista de contatos	Filtrar
Campanhas	Enviar só para quem tem (ou não tem) determinada tag
Automações	Nó Condição com o campo Tags do Contato; nó Tag no Contato adiciona ou remove tags durante o fluxo
IA	Com o Modo Autônomo, a IA marca o contato sozinha ("interessado", "orçamento pedido") quando as instruções mandam
Campanha de aniversário	Excluir quem tem certas tags

Duas regras que evitam a inflação de tags:

1. Tag é estado ou característica, não anotação. "Ligar sexta" não é tag, é um retorno agendado no funil. "Reclamou em agosto" não é tag, é um chamado.
2. Se uma tag não é usada em nenhum filtro, campanha ou condição, ela não precisa existir. Uma base com 40 tags é uma base com nenhuma.

No cadastro do contato, além das tags do catálogo, dá para digitar uma tag avulsa. Ela aparece à parte, em "Tags não catalogadas". Se a mesma tag avulsa começar a se repetir, promova para o catálogo.

VIP, origem e aniversário

Três campos pequenos que rendem mais do que parecem:

• Contato VIP dá uma estrela na lista e esconde o endereço de quem não tem a permissão Ver endereço de VIPs. Serve para o cliente grande, o parceiro, a pessoa pública. É uma proteção de dado, não um enfeite.
• Origem é um campo de texto com sugestões (as que você já usou mais algumas padrão). Preenchido com disciplina, ele responde a pergunta que toda empresa faz e nunca consegue medir: de onde vêm os clientes. Contatos criados a partir de uma conversa de WhatsApp podem ganhar a origem pelo fluxo, com o nó Atualizar Contato.
• Aniversário alimenta as campanhas de aniversário, que rodam todo dia no horário que você escolher, com a idade calculada. Contatos sem a data simplesmente não entram.

O CEP preenche rua, bairro, cidade e estado sozinho, e a cidade vira critério de condição nos fluxos.

Organizações: quando o cliente é uma empresa

Se você atende empresas (a contabilidade que fala por três clientes, o síndico de dois condomínios, o comprador de uma rede de lojas), a pessoa que escreve não é o cliente. O cliente é a organização. Escrever "Metalúrgica Souza" no nome do contato resolve por uma semana.

Organizações, em Pessoas, é o cadastro separado de empresas, fornecedores e parceiros: nome, categoria, razão social, CNPJ, telefones, e-mails, endereço, observações, e campos personalizados que você define em Configurações › Cadastro de Organizações (texto, número, seleção, data, sim/não, obrigatórios ou não). Tem importação própria por planilha e mapa.

Um contato pode pertencer a mais de uma organização. E o vínculo tem um efeito prático: quando o contato tem exatamente uma organização, todo chamado aberto por ele já nasce classificado nela, inclusive os que a IA abre durante a conversa, sem perguntar nada ao cliente. Com duas ou nenhuma, o chamado nasce sem organização e a equipe classifica no painel. O quadro de tickets filtra por organização e mostra o nome dela em cada cartão.

Status: ativo, inativo, bloqueado

Todo contato nasce Ativo. Inativo é uma pausa: ele fica fora das campanhas de aniversário e da segmentação. Bloqueado não recebe nada, e pede um motivo. Use o bloqueio para quem pediu para não ser contatado, e registre o motivo: é o que protege o número da empresa nas campanhas.

Checklist de uma base saudável

• [ ] Planilha com telefone padronizado com DDD, importada com "Ignorar duplicados"
• [ ] Linhas com erro corrigidas e reimportadas
• [ ] Tags reduzidas ao que algum filtro, campanha ou fluxo usa
• [ ] VIP marcado para quem precisa de endereço protegido
• [ ] Origem preenchida em todo contato novo (manual ou pelo fluxo)
• [ ] Aniversário preenchido para quem você quer parabenizar
• [ ] Organizações cadastradas e contatos vinculados, se você atende empresas
• [ ] Quem pediu para não receber contato marcado como Bloqueado, com motivo

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