Sua primeira semana no Columba: um roteiro de sete dias para sair do celular do dono e chegar a um atendimento organizado

Quem entra numa plataforma de atendimento pela primeira vez costuma fazer uma de duas coisas: ligar tudo no primeiro dia (IA, campanha, funil, três números) e desligar tudo no terceiro, ou conectar o número e parar aí, usando o inbox como um WhatsApp Web mais caro.

Este roteiro é o meio do caminho. Sete dias, uma coisa por dia, na ordem em que cada passo aproveita o anterior. Cada dia aponta para o artigo que explica o assunto em detalhe.

Dia 1: o número e o perfil do assistente

Ao entrar pela primeira vez, o Columba abre o assistente de Configuração inicial, em quatro passos:

1. Seu negócio: como a empresa se chama para o cliente, o que vocês fazem em uma ou duas frases, e o site (opcional). Se informar o site, o Columba lê o conteúdo e usa como base de respostas.
2. Atendimento: tom de voz (próximo, equilibrado, formal), horário da equipe, e o que o assistente não deve resolver sozinho. Os limites já vêm sugeridos: negociar preço, confirmar agendamento, prometer prazo, tratar reclamação formal, falar de pagamento. Nesses assuntos, ele oferece transferir.
3. Dúvidas comuns: até dez perguntas com resposta. Pegue as que você mais responde no WhatsApp hoje.
4. WhatsApp: conectar o número, por QR Code ou pela API oficial da Meta. A escolha entre os dois está em API oficial ou QR Code.

Ao concluir, o Columba cria a primeira base de conhecimento com o que você respondeu e liga três automações: boas-vindas, retorno de cliente e assistente. As respostas que você preencheu valem na hora; a base leva alguns minutos para ficar Pronta.

Dá para pular qualquer passo e voltar depois. E dá para refazer o assistente quando quiser, pelo botão Refazer tutorial em Configurações: ele atualiza o perfil e a base, sem sobrescrever automações que você já editou.

Se o número que você vai conectar já é o número da empresa, com histórico e clientes, use o QR Code hoje e decida a API oficial depois. Se é um número novo, não dispare nada em massa nesta semana: número sem histórico de conversa é o que o WhatsApp mais bloqueia.

Dia 2: contatos

Importe a planilha em Pessoas › Contatos › Importar, com "Ignorar duplicados". Corrija as linhas que voltaram com erro (quase sempre telefone sem DDD) e reimporte só elas. Depois, reduza as tags ao que você vai usar de fato: filtro, campanha ou condição de fluxo.

Se você atende empresas, cadastre as organizações e vincule os contatos hoje: é o que faz o chamado de amanhã nascer classificado sozinho. O passo a passo está em importar contatos, tags e organizações.

Dia 3: equipe e permissões

Convide as pessoas em Configurações › Gestão de Equipe, cada uma com a própria função. Comece com as quatro prontas (Administrador, Gerente, Operador, Visualizador) e só crie uma função personalizada quando alguém precisar de algo que nenhuma delas dá. Duplicar uma função pronta e desmarcar uma ação resolve a maioria dos casos.

Se a empresa tem setores, crie os times em Configurações › Central de Atendimento e coloque as pessoas neles. Time é fila; função é poder. Os dois se combinam, e o artigo sobre funções mostra como.

Dia 4: a rotina do inbox

Antes de automatizar, a equipe precisa atender bem manualmente por um dia. Três coisas para combinar:

• Assumir, transferir, encerrar. Toda conversa tem dono e tem fim. Encerrar é o que faz a próxima mensagem do cliente virar uma conversa nova, com fila e automação. O ciclo da conversa explica cada botão.
• Filas e semáforo. Atendente vive na fila Minhas, ordenada por "esperando há mais tempo"; gerente vive na Sem dono. Ajuste os limiares do semáforo para o seu ritmo em Configurações › Inbox de conversas. Filas, semáforo e Pegar a próxima.
• Respostas prontas. Crie os oito templates básicos (abertura, pedido de dados, aguardando retorno, orçamento, confirmação, follow-up, fora do horário, encerramento) com saudação e nome automáticos. Templates com variáveis.

Ligue também os alertas em Meu perfil › Alertas (som e notificação do navegador) e, se várias pessoas atendem no mesmo número, a assinatura do atendente no conector.

Dia 5: a primeira automação de verdade

As três automações do dia 1 já estão rodando. Hoje é o dia de olhar o que elas fizeram e ajustar:

1. Leia as conversas que a IA atendeu nos últimos quatro dias. Anote o que ela errou.
2. Corrija na origem: pergunta errada vai para a base como documento, comportamento errado vai para as instruções do nó Resposta IA. Como escrever os documentos da base.
3. Teste no painel Testar resposta do assistente antes de publicar.

Se o volume pede triagem por assunto (orçamento, suporte, financeiro), monte o fluxo com menu numerado, IA para texto livre e trava anti-loop. Os nós que decidem o caminho estão em Condição, Aguardar Resposta, Checar Respostas e a trava, e os primeiros fluxos que valem a pena em automação sem código.

Uma regra para esta semana: toda saída de Timeout e de Máximo ligada a alguma coisa (encerrar, avisar ou transferir). Fluxo com ponta solta é conversa que fica aberta para sempre.

Dia 6: chamados e funil

Duas ferramentas para dois tipos de assunto:

• Chamados para o que tem começo, meio e fim fora da conversa: troca, defeito, reclamação, pedido de nota. O botão Ticket no topo da conversa abre o caso com número e dono. Se você presta serviço, ligue o controle de horas por chamado. SLA e times ficam para quando o volume justificar.
• Funil para o que é venda: a conversa vira negócio com valor, etapa e dono. Configure as etapas em Configurações › Funil de Vendas e deixe a IA ler a conversa e sugerir a qualificação. O CRM que nasce da conversa.

Não precisa dos dois. Uma loja de varejo começa por chamados; uma consultoria, pelo funil.

Dia 7: o que olhar na sexta-feira

Quatro números que dizem se a semana funcionou, todos dentro do Columba:

Onde	O que olhar
Inbox, fila Sem dono, "Todos os times"	Quantas conversas estão vermelhas no fim do dia
Relatórios do funil	Tempo até a primeira resposta humana (resposta da IA não conta)
Sino de notificações	Avisos da IA e dos fluxos que ninguém leu
Base do assistente	Documentos em Erro ou Processando há mais de uma hora

Se o "Sem dono" fecha o dia vermelho, o problema é fila, não automação. Se a primeira resposta humana passa de uma hora, o problema é aviso: veja como não perder um lead.

O que não fazer na primeira semana

• Campanha em massa com número novo. Espere o número ter histórico de conversas reais. As regras anti-bloqueio valem desde o primeiro dia.
• IA autônoma com ferramentas ligadas e sem instrução. Cada ferramenta ativa (encerrar, transferir, marcar tag) precisa de uma linha nas instruções dizendo quando usar, ou a IA decide sozinha.
• Três números de uma vez. Um número, uma equipe, uma semana. O segundo número entra quando o primeiro estiver rodando sem gerente apontando o dedo.
• Nunca encerrar conversa. Sem encerramento, não há sessões, não há fila honesta, não há "nova conversa".
• Ligar o webhook do site antes de a fila funcionar. Lead que chega e ninguém pega é pior do que lead que chega por e-mail. O gatilho de webhook é o passo da segunda semana.

Segunda semana em diante

Com a rotina rodando: sigilo por time para o financeiro, grupos de WhatsApp se o grupo é o canal, webchat no site caindo no mesmo inbox, e o webhook para o formulário. Um de cada vez, com uma semana para olhar o resultado.

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Tudo o que está neste roteiro faz parte do Columba, com documentação para cada passo. Se ainda não tem conta, teste por 7 dias: a primeira semana começa pela configuração inicial.