Campanha de aniversário no WhatsApp: como configurar o parabéns automático sem virar spam

Mandar parabéns no dia certo é o tipo de gentileza que toda empresa pretende fazer e quase nenhuma consegue manter. Alguém precisa lembrar, abrir a lista, escrever, mandar um por um. Na terceira semana, ninguém lembra mais.

As campanhas de aniversário do Columba resolvem a parte de lembrar. Você configura uma vez, e a mensagem sai todo dia, no horário escolhido, para os contatos que fazem aniversário naquele dia. Este artigo mostra a configuração, como escrever a mensagem e os cuidados para o parabéns não virar motivo de bloqueio.

Como funciona

Diferente de uma campanha comum, que dispara uma vez para uma lista, a campanha de aniversário é uma configuração permanente. Todo dia, no horário marcado, o Columba olha quem faz aniversário e envia a mensagem para essas pessoas.

Você pode manter mais de uma ativa ao mesmo tempo, por exemplo, uma para clientes e outra para alunos, cada uma com o seu texto, horário e lista de exclusões. Cada configuração pode ser pausada e reativada sem perder nada.

Antes de tudo: a data no cadastro

Só recebe quem tem o campo Aniversário preenchido no cadastro do contato, no formato dd/mm/aaaa.

Para quem já tem a base em outro sistema, a planilha de importação aceita a coluna aniversario, no mesmo formato; o passo a passo está em importar contatos. Contatos marcados como Inativo nunca recebem, independentemente de qualquer outra regra.

Passo a passo

Em Campanhas, clique em Aniversários e depois em Nova campanha:

1. Dê um nome à configuração.
2. Escolha um dos modelos sugeridos para preencher o texto ou escreva do zero.
3. Ajuste a mensagem (até 4.096 caracteres) com as variáveis: {{nome}} para o nome do contato, {{idade}} para a idade calculada pela data e {{telefone}}.
4. Escolha o horário do envio, sempre em hora cheia, no horário de Brasília.
5. Ajuste a cadência de envio, em mensagens por minuto.
6. Marque as tags excluídas: quem tiver qualquer uma delas não recebe.
7. Escolha as instâncias de WhatsApp que vão enviar. Em branco, vale qualquer número por QR Code conectado.
8. Deixe Campanha ativa marcada e salve.

Antes de deixar rodando, use o botão de olho, Pré-visualizar. Ele mostra os aniversariantes do dia, quantos vão receber de fato e quantos foram excluídos, com o motivo de cada exclusão. É o jeito mais rápido de descobrir que metade da base está sem data ou que uma tag está tirando gente demais.

Escrevendo a mensagem

Uma mensagem de aniversário funciona quando parece escrita para a pessoa. Algumas escolhas ajudam:

• Curta. Duas ou três linhas. Parabéns não precisa de apresentação da empresa.
• Confira como o nome está cadastrado. A variável traz o nome como ele está no cadastro. Se a sua base guarda nome completo, o parabéns sai com nome e sobrenome.
• Idade só quando faz sentido. Numa escola infantil, "6 anos!" é festa. Numa clínica, talvez não seja.
• Presente é opcional, e muda a natureza da mensagem. Um cupom transforma o parabéns em oferta. Se usar, seja simples e com prazo claro.

Dois exemplos para adaptar:

Feliz aniversário, {{nome}}! 🎉 Toda a equipe da Clínica Exemplo deseja um ano cheio de saúde. Obrigado por cuidar de você com a gente.

Parabéns, {{nome}}! 🎂 Hoje o dia é seu. Para comemorar, a sua próxima aula experimental para um amigo é por nossa conta neste mês. É só responder aqui.

Consentimento e cadência

Parabéns automático ainda é uma campanha, e as regras de qualquer envio em massa valem aqui.

No QR Code, não há custo por mensagem, mas há risco: o WhatsApp bloqueia números que recebem muitas denúncias e bloqueios. Duas proteções simples:

• cadência baixa. Os aniversariantes de um dia raramente são muitos, então não há pressa: use o ritmo mais baixo que dê conta da lista do dia;
• tag de exclusão para quem pediu para não receber mais nada, para ex-clientes e para contatos de fornecedores que entraram na base por acaso.

As regras gerais estão em campanhas sem bloqueio.

Na API oficial, a mensagem livre dá lugar a um modelo da Meta aprovado do número, com as variáveis preenchidas pelos chips (inclusive a idade). É um número da API oficial por campanha, sem misturar com números por QR Code. A Meta trata parabéns como Marketing: um modelo enviado à revisão como Utilidade tende a ser recategorizado. Isso significa duas coisas. Cada parabéns entregue é cobrado pela Meta como marketing (US$ 0,0625 por mensagem no Brasil). E vale a regra de consentimento de marketing da conta: na configuração padrão, quem não está com o consentimento registrado como "Sim" não recebe.

Quando o aniversariante responde

Muita gente responde ao parabéns: "obrigado!", um emoji, às vezes uma pergunta. A resposta chega no Chat como qualquer mensagem, e alguém (ou a automação) precisa estar pronto para ela.

Um cuidado com a automação de boas-vindas: se ela responde qualquer mensagem com um menu, o "obrigada, que fofo!" vai receber "Digite 1 para...". Os fluxos dos cases tratam a cortesia ("ok", "obrigado", emoji) antes do menu; a escola com um número e quatro setores mostra esse desenho.

O que conta no plano

Cada parabéns enviado é uma mensagem na cota mensal do plano, como qualquer mensagem que sai pelo Columba. Mensagens recebidas não contam. Na API oficial, além da cota do plano, a Meta cobra a entrega.

Checklist

• [ ] A maioria dos contatos ativos tem data de aniversário no cadastro?
• [ ] A prévia de hoje mostra quem você espera?
• [ ] Existe uma tag para quem não quer receber?
• [ ] O horário de envio cai num momento em que alguém pode responder?
• [ ] A automação de boas-vindas não manda menu para um "obrigado"?

O guia completo está em Campanhas de aniversário.

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As campanhas de aniversário fazem parte das Campanhas do Columba. Ainda não usa? Teste por 7 dias sem cobrança.