6 modos de usar o Columba além de responder cliente no WhatsApp

Quase toda empresa chega ao Columba pelo mesmo motivo: o WhatsApp da empresa virou o celular de uma pessoa, as mensagens se perdem e ninguém sabe quem respondeu o quê. O Inbox com filas, a equipe trabalhando no mesmo número e a IA que responde fora do horário resolvem esse primeiro problema.

Passado o primeiro mês, porém, o número conectado e a base de contatos servem para bem mais do que responder quem escreveu. Este artigo reúne seis usos que já estão no produto. Para cada um: o que faz, para que tipo de negócio vale a pena e onde aprender a configurar.

Uma regra antes da lista: ligue um de cada vez. Cada uso novo muda a rotina de alguém da equipe, e uma semana para observar o resultado vale mais do que três recursos ligados no mesmo dia. O roteiro da primeira semana segue a mesma lógica.

1. Parabéns automático no dia do aniversário

Em Campanhas › Aniversários você configura uma mensagem que sai todo dia, no horário escolhido, para os contatos que fazem aniversário naquele dia. Não é um disparo único: a configuração fica rodando sozinha, e você pode ter mais de uma ativa (uma para clientes, outra para alunos, por exemplo).

A mensagem usa o nome e a idade do contato, e as tags excluídas tiram da lista quem não deve receber. Para funcionar, o contato precisa ter a data de aniversário no cadastro, que também pode vir na importação da planilha.

Para quem faz sentido: clínicas, academias e estúdios, salões, escolas, lojas com cliente que volta. Qualquer negócio em que a relação dura mais do que uma venda.

O cuidado: continua sendo uma campanha. Vale a regra de só falar com quem espera ouvir de você, explicada em campanhas sem bloqueio. Na API oficial da Meta, o parabéns sai como modelo aprovado e é cobrado como marketing. O passo a passo está em Campanhas de aniversário.

2. Grupo de WhatsApp como canal de suporte

Muita empresa B2B atende o cliente em grupo: "Agência + Cliente", "Suporte ERP — Cliente X", o grupo do condomínio. Em Pessoas › Grupos, o Columba lista os grupos em que os seus números por QR Code estão, e você liga Atender no Inbox só nos que a equipe atende. O resto continua fora, sem contar na cota.

No Chat, os grupos ganham uma aba própria. Por padrão, o atendimento abre quando alguém menciona o número da empresa, responde uma mensagem dela ou quando a equipe escreve no grupo; o resto da conversa fica guardado como contexto, sem gerar alerta. Quem abriu o atendimento fica registrado e vira o solicitante quando um chamado é aberto a partir do grupo. Fluxos e IA não respondem em grupos, de propósito.

Para quem faz sentido: TI e suporte de sistemas, engenharia, agências, contabilidade, administradoras de condomínio, escolas. A Vértice Engenharia (nome fictício) atende os clientes em grupos dentro do número de Suporte.

O limite: grupos só existem em números conectados por QR Code; a API oficial da Meta não expõe grupos. O plano define quantos ficam ligados ao mesmo tempo: 5 no Básico, 25 no Profissional, 50 no Escala e sem limite no Corporativo. Mais em Grupos de WhatsApp no atendimento.

3. Chat no site, caindo no mesmo Inbox

Nem todo visitante do site quer trocar de aplicativo para perguntar o preço. O Webchat é um chat que você instala no site colando uma linha de código. As conversas iniciadas ali entram no mesmo Chat do WhatsApp, marcadas como WebChat, e passam pelas mesmas automações e pela mesma IA.

Antes de começar, o visitante informa nome e WhatsApp e passa por uma verificação anti-robô: além de atender, você fica com o contato.

Para quem faz sentido: quem investe em site e em anúncio que leva para o site, lojas virtuais, prestadores de serviço com página de orçamento. O artigo Chat no site que cai no mesmo Inbox mostra a instalação em WordPress, Wix e afins.

4. Chamados com prazo para quem presta serviço

A conversa é o canal; o chamado (ticket) é o caso, com número, dono, prioridade e histórico. No Chat, o chip Ticket no topo da conversa abre o chamado já ligado ao contato. A partir daí, o caso anda num Kanban por status, com prazo de primeira resposta e de resolução (SLA) e times que recebem os chamados por categoria.

Para quem cobra por hora, cada chamado aceita lançamentos de horas com tipo de atividade, e o relatório do mês sai por técnico e por cliente, com exportação para a fatura. E o cliente pode perguntar "como está meu chamado?" no próprio WhatsApp e receber a situação de cada caso.

Para quem faz sentido: TI e suporte terceirizado, assistência técnica, manutenção predial, contabilidade, pós-venda de loja. Os detalhes estão em Horas por chamado e consulta pelo WhatsApp e em Tickets. Os chamados existem em todos os planos; SLA personalizado e campos próprios entram a partir do Profissional.

5. Funil de vendas que nasce da conversa

Se o que chega no WhatsApp é venda, a conversa pode virar negócio: um card com valor, etapa, dono e próximo retorno. O card nasce pelo botão Negócio na conversa, sozinho a cada conversa nova (configurável por número), por um nó da automação ou pela IA, quando ela percebe interesse de compra. A IA também lê a conversa e preenche no card a qualificação, o valor estimado, o prazo que o cliente mencionou e o próximo passo sugerido.

Para o vendedor, a tela Meu dia junta os retornos atrasados e os de hoje, cada um abrindo a conversa. Para o gestor, o motivo de perda é obrigatório, e é ele que mostra onde a venda escapa.

Para quem faz sentido: imobiliárias, consultorias, escolas na época de matrícula, estúdios e academias, qualquer venda que leva alguns dias e algumas conversas. Comece por O CRM que nasce da conversa e depois veja o negócio que nasce e anda sozinho.

6. Coletas e visitas para quem vai a campo

Para quem vai até o cliente, o pedido pelo WhatsApp é só o começo: falta saber onde, em que dia e com qual motorista. O addon Rotas cuida disso. O endereço que o cliente informa é localizado no mapa e enquadrado numa das suas regiões; a data sai da agenda da empresa (dias de atendimento, horário de corte, feriados); e o pedido vira um chamado com um bloco de coleta. No fim do dia, as coletas de amanhã são divididas entre os motoristas e ordenadas no melhor trajeto.

O motorista recebe o itinerário no próprio WhatsApp, com os links do Google Maps e do Waze de cada parada, e dá baixa respondendo "feita 1" ou pela tela Minhas rotas no celular.

Para quem faz sentido: coleta de recicláveis e de equipamentos usados, visita técnica, instalação, entrega com dia marcado. Na Recicla Rio (nome fictício), o addon entrou no dia 6 de outubro e a primeira rota publicada, para o dia 8, saiu com 11 paradas. O Rotas é contratado à parte, a partir do plano Profissional; veja a visão geral do addon.

Por onde começar

Escolha pelo problema que mais custa hoje, não pelo recurso que parece mais interessante:

Se o seu problema é...	Comece por
Cliente que some depois da primeira compra	Aniversários
Grupo de cliente que só uma pessoa responde	Grupos no Inbox
Visitante do site que vai embora sem perguntar	Webchat
Pedido de suporte que ninguém sabe se foi resolvido	Chamados com SLA
Orçamento que esfria porque ninguém retornou	Funil de vendas
Agenda de visitas montada no papel	Rotas

Os seis usam o mesmo número, os mesmos contatos e a mesma equipe: a informação nasce na conversa e fica onde a equipe já trabalha, sem planilha paralela.

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Tudo isso faz parte do Columba, com documentação de cada módulo na central de ajuda. Ainda não usa? Teste por 7 dias sem cobrança.