Extensões: o Pipedrive preenchido pela conversa do WhatsApp, sem ninguém digitar depois

A venda acontece no WhatsApp. O CRM é atualizado depois, quando dá, por quem lembra. O resultado é conhecido: funil do CRM desatualizado, lead duplicado porque o cliente escreveu duas vezes, e o gestor olhando um relatório que não bate com o que a equipe sabe.

O Columba tem um funil de vendas próprio para quem quer resolver isso aqui dentro. Mas muita equipe comercial já vive no Pipedrive, com funis, campos e relatórios montados há anos, e não vai trocar de CRM por causa do WhatsApp. Para essas equipes, chegou o menu Extensões, e a primeira extensão é o Pipedrive.

A ideia em uma frase: o Columba é a porta de entrada no WhatsApp, e o Pipedrive continua sendo a fonte da verdade da equipe de vendas. A automação preenche o CRM enquanto a conversa acontece.

O que são as Extensões

Extensões são conexões da sua conta com softwares externos. Ficam em Configuração › Extensões, como um catálogo: cada card mostra a situação (conectada, com erro ou desconectada) e abre a página da extensão. Conectada, a extensão libera nós e gatilhos no editor de automações, e os fluxos passam a ler e gravar no sistema externo diretamente, sem ferramenta intermediária e sem custo por chamada do nosso lado.

As Extensões estão disponíveis a partir do plano Profissional. No catálogo já aparecem, marcados como "em breve", os próximos conectores no caminho: RD Station CRM, HubSpot e Planilhas Google. Eles estão lá para você ver o rumo; ainda não conectam.

Conectar o Pipedrive em dois minutos

1. No Pipedrive, clique na sua foto, abra Configurações da empresa › Preferências pessoais › API e copie o token pessoal.
2. No Columba, abra Configuração › Extensões › Pipedrive, cole o token e clique em Conectar.

O que acontece nesse clique:

• O token é validado no Pipedrive, vai para um cofre de segredos separado do banco de dados e não é exibido de novo, nem sai em exportações de fluxo.
• O Columba baixa o catálogo da sua conta: funis e etapas, usuários, tipos de atividade e campos (inclusive os personalizados). É esse catálogo que aparece nos seletores dos nós, então você escolhe "Funil Comercial › Lead novo" pelo nome, não por um código.
• Um webhook chamado Columba é registrado no Pipedrive para os eventos de negócio. É ele que faz o caminho inverso (Pipedrive → WhatsApp) funcionar.
• O grupo Pipedrive aparece na barra lateral do editor de fluxos. Sem a extensão, esses nós simplesmente não existem na paleta.

Na mesma página ficam os padrões dos nós: o funil e a etapa em que os negócios nascem quando o fluxo não escolhe, o usuário do Pipedrive que fica como responsável, e o casamento de telefone. Esse último merece uma linha: o Pipedrive guarda telefone como texto livre, então "(51) 99181-8134", "+55 51 99181 8134" e "5191818134" são a mesma pessoa no modo Tolerante (o padrão), que ignora formatação, DDI e o nono dígito. Quem precisar do número idêntico, dígito por dígito, usa o modo Exato.

O token pertence a um usuário do Pipedrive, e notas e atividades criadas pelo Columba aparecem em nome dele. Pode ser o próprio vendedor ou um usuário dedicado à integração.

Os seis nós

Todos os nós agem sobre a pessoa do contato da conversa. O Columba a localiza pelo telefone, guarda o vínculo e, nos nós seguintes e nas próximas conversas, não repete a busca. E nenhum nó derruba o atendimento: qualquer falha (token revogado, pessoa sem telefone, cota da API esgotada) sai pela saída Erro, com o motivo numa variável, e a conversa segue.

Nó	O que faz	Saídas
Localizar no Pipedrive	Procura a pessoa pelo telefone (e pelo e-mail, se você pedir) e carrega o negócio aberto mais recente dela. É o nó que decide se o contato é lead novo ou cliente em acompanhamento.	Encontrado · Não encontrado · Erro
Pessoa no Pipedrive	Cria a pessoa ou atualiza a existente, sem duplicar. Acrescenta telefone e e-mail que faltam e grava campos personalizados com variáveis do fluxo.	Sucesso · Erro
Negócio no Pipedrive	Cria o negócio no funil e na etapa escolhidos, com valor, previsão e campos. Se a pessoa já tem um negócio aberto, não cria outro: sai por "Já existia" com os dados dele.	Criado · Já existia · Erro
Atualizar no Pipedrive	Muda etapa, status (ganho, perdido ou reaberto, com motivo da perda), valor, previsão, responsável e campos do negócio aberto.	Sucesso · Erro
Nota no Pipedrive	Adiciona uma nota ao negócio (ou à pessoa). Com um título único, atualiza a nota existente em vez de empilhar uma por execução: é assim que o "Resumo do WhatsApp" fica sempre atual.	Sucesso · Erro
Atividade no Pipedrive	Cria a tarefa, ligação ou reunião para o vendedor, com vencimento em N dias e horário. Com Não duplicar, se já existe uma atividade aberta com o mesmo tipo e assunto, não cria outra.	Sucesso · Erro

Os dois comportamentos "sem duplicar" (negócio aberto reaproveitado e atividade única por assunto) foram desenhados para o caso mais comum de todos: o cliente que escreve de novo. Sem eles, cada "oi, e aí?" viraria um negócio e uma tarefa a mais.

O gatilho: Negócio no Pipedrive

O caminho inverso. O gatilho Negócio no Pipedrive dispara quando um negócio é criado, muda de etapa, é ganho, perdido, reaberto ou troca de responsável no Pipedrive. Você filtra por funil e por etapa de destino, escolhe por qual número de WhatsApp a conversa nasce (ou roda sem canal, só com ações internas) e decide se o Columba cria o contato quando a pessoa do negócio ainda não existe aqui.

Duas regras que protegem a operação: o negócio precisa ter uma pessoa com telefone no Pipedrive (sem isso o evento fica registrado no painel do gatilho e o fluxo não roda), e uma conversa em atendimento humano nunca é interrompida por um evento do CRM. O mesmo princípio do follow-up que não atropela.

Dois fluxos que resolvem a maior parte dos casos

1. Lead novo pelo WhatsApp. O contato escreve. Localizar no Pipedrive decide o caminho:

• Não encontrado: a IA faz a qualificação (nome, interesse, prazo), salvando o que descobre em variáveis. Em seguida, Pessoa cria a pessoa com esses dados, Negócio cria o negócio na etapa "Lead novo" com o valor estimado, Nota grava o "Resumo do WhatsApp" fixado no negócio, Atividade agenda "Responder cliente" para o dia seguinte no nome do vendedor, e o fluxo transfere a conversa para o time de vendas.
• Encontrado com negócio aberto: nada de IA perguntando o que o CRM já sabe. Nota atualiza o resumo, Atividade garante que existe um único "Responder cliente" aberto, e a conversa vai direto para o vendedor responsável.

2. Do CRM para o WhatsApp. Um fluxo com o gatilho Negócio no Pipedrive e três ramos por evento: ganho manda a mensagem de boas-vindas e troca a tag do contato para "Cliente"; perdido troca a tag para "Perdido" sem mandar nada; mudou para "Proposta enviada" envia a proposta pelo WhatsApp e agenda a cobrança de retorno em três dias, usando os nós de espera e condição que você já conhece.

Os dois fluxos usam só o que está descrito acima; não há nada escondido. E se o seu lead entra por formulário do site antes de chegar ao WhatsApp, o gatilho de webhook encaixa na frente do primeiro.

O que a integração não faz

Preferimos dizer antes que você descobrir depois.

• Não leva a conversa do WhatsApp para dentro do Pipedrive. A API de canais de mensagem do Pipedrive foi desligada em fevereiro de 2026, então nenhuma plataforma consegue mais exibir a conversa inteira lá. O que vai para o Pipedrive é o que o fluxo escrever na nota: o resumo da conversa, as informações que a IA salvou, o que você decidir.
• Não sincroniza com o funil de vendas do Columba. Duas fontes da verdade confundem a equipe. Escolha onde o funil vive; os nós dos dois convivem no mesmo fluxo se você quiser usar os dois para coisas diferentes.
• Não cria leads (da caixa de leads) nem organizações no Pipedrive por enquanto. Pessoas, negócios, notas e atividades, sim.
• As chamadas consomem a cota de API da sua conta no Pipedrive, não a do Columba. Um lead novo no fluxo completo gasta em torno de 100 dos 30 mil tokens diários de uma licença básica; o card da extensão mostra as chamadas do mês.

Segurança e controle

• Só quem tem a permissão Configurações › Editar conecta, altera ou desconecta uma extensão.
• Conectar, testar, mudar os padrões e desconectar ficam na auditoria da conta.
• O Columba confere a conexão uma vez por dia: testa o token e, se o Pipedrive tiver apagado o webhook (ele faz isso após três dias sem entrega), registra outro. Se o token for revogado, o card fica "Com erro" e um aviso chega ao sino da equipe.
• Desconectar remove o webhook no Pipedrive, apaga o token do cofre e limpa as configurações. Os fluxos continuam existindo; os nós do Pipedrive saem pela saída Erro até uma nova conexão, e os vínculos entre contatos e pessoas voltam a valer quando você reconectar a mesma conta.

Para começar

A documentação completa está na Central de Ajuda: conectar e configurar a extensão e o gatilho e os seis nós, campo a campo. A extensão está disponível a partir do plano Profissional, e o teste de 7 dias libera tudo: dá para conectar o Pipedrive no primeiro dia e ver o negócio nascer da primeira conversa.

Se a sua equipe usa outro CRM, conte para a gente pelo WhatsApp do site. O catálogo de extensões cresce na ordem do que os clientes pedem.